Оставить заявку

Особенности, нюансы и этапы организации делового мероприятия

Особенности, нюансы и этапы организации делового мероприятия

Большинство успешных корпораций и компаний стремятся стимулировать персонал к продуктивной работе, сделать коллектив более сплоченным. Стратегические сессии, бизнес-игры, конференции, форумы, семинары - все это способствует достижению поставленных целей. Представители DOUBLEYOU, отвечающие за организацию мероприятий разных масштабов, предоставили личные наработки.

Этапы организации мероприятия для сотрудников компании (партнеров, клиентов)

 

  1. Анализ целевой аудитории. Прежде, чем выбирать программу мероприятия, стоит ознакомиться с возрастом, уровнем достатка, социальным статусом, опытом, полом потенциальных участников. Знания всех этих аспектов поможет подобрать максимально интересную бизнес-игру, определиться с программой и пригласить компетентного спикера. Если это внутрикорпоративное мероприятие, мы беседуем с руководством, узнаем о наличии опыта в проведении разных мероприятий (семинаров, сессий, конференций, прочее). Это позволяет не просто узнать реакцию участников после мероприятия, но и избежать повторения. Мало кто оценит семинар, если аналогичный был проведен пару месяцев назад.
  2. Поиск спикеров (ведущих), разработка программы. На основе полученной информации об опыте и знаниях участников, можно составить интересную программу. Некоторые решают сделать мероприятие, которое дополнит полученные знания, укрепит их и ответит на все вопросы. Для этих целей идеально подходит конференция или форум. Другие, решают освещать совершенно новые темы. Также стоит определиться со временем, подобрать спикеров и просчитать сумму вложений в мероприятие.
  3. Работа с модераторами сессий, а также спикерами. К выбору спикеров стоит подойти максимально ответственно. Человек должен не просто быть профессионалом в освещаемой должности, но и интересным оратором со свежими взглядами и оригинальным подходом. Лучше выбирать спикера, с работой которых потенциальным участникам еще не приходилось иметь дела. Так можно открыть другую грань одной и той же темы, избежать повторений.

    Преимущество стоит отдавать людям с хорошим чувством юмора и умеющим мотивировать. Такие качества всегда располагают зрителей, делая лекции максимально увлекательной и запоминающейся.

    Модераторов часто сравнивают с ведущими на развлекательных мероприятиях (свадьбы, юбилеи). Несмотря на то, что они выполняют одну и ту же работу, специфика их деятельности немного отличается. Они не просто избегают молчаливых пауз между выступлениями, но и грамотно представляют каждого спикера, рассказывают о сильных сторонах и достижениях ораторов, подводят итоги из услышанного. Работа модераторов основывается не на чтении текстов, а на импровизации, умении делать правильные выводы, доносить их до участников мероприятия. Логичнее всего, приглашать известного в этой сфере оратора или специалиста, имеющего большой опыт ведения бизнес-встреч.

  4. Проработка контента. В основе любого корпоративного мероприятия лежит предоставление полезной информации. Именно поэтому, стоит тщательно продумать тематику и распределить время. На выступление каждого спикера отводится оптимальное количество времени (от 15 до 30 минут). Это позволяет избежать длительных вступлений, сделает выступление сжатым и по теме, защищает участников от скуки во время монотонных разговоров о ведении бизнеса. Помочь ориентироваться и не затягивать с выступлением может заранее подготовленная презентация.

Спикер заранее знакомится со слайдами, чтобы определиться, сколько времени потребуется на объяснения каждого из них. Репетиция позволяет определиться со скоростью переключения картинок, направлением подачи света, движениями во время рассказа (жестикулирование руками), прочими нюансами.

Стоит предоставить участникам время на "переваривание" полученной информации и отдых. Каждые пару часов рекомендовано устраивать перерыв. За это время сотрудники смогут подышать свежим воздухом, размяться, пообщаться между собой и наладить контакты. Если лекция рассчитана на целый день, то после обеда интервалы между выступлениями и отдыхом нужно сократить еще больше (каждые 2-3 выступления). Это позволит лучше воспринимать информацию и не чувствовать сильную усталость.

Кратковременная активность (хлопанье в ладоши, высказывание своего мнения, перемещение по залу) позволит участникам не заснуть и активизировать психику. Кроме сценария организаторам рекомендовано уделить внимание мелочам. Именно небольшие детали смогут сделать мероприятие идеальным или испортить общее впечатление о нем.

Рекомендации от DOUBLEYOU, касательно правильной организации

Как правило, внутрикорпоративные мероприятия проводятся на бесплатной основе. Когда речь заходит о конференции и бизнес-форуме, то они имеют свою цену. Сюда может попасть каждый желающий, приобретя билет. Не стоит слишком завышать цену и надеяться ,что все ринуться в кассу. Прежде всего нужно устроить достойную рекламную компанию, просчитать расходы и пути финансирования. Грамотный подход позволит избежать кассового разрыва и убытков.

Перед выступлением каждого спикера, можно показать короткометражные ролики о его жизни и достижениях (не более 1 минуты).

Кофе-брейк, фуршетный стол или обед - вариант перекуса зависит от длительности мероприятия. На бизнес-мероприятия уместными считаются легкие закуски (от жирной пищи хочется лечь на диван и заснуть), освежающие напитки. Если же форум подразумевает целый день пребывания, лучше подать на обед блюда с "быстрыми" углеводами и исключать продукты, вызывающие метаболизм (брокколи, капуста, горох, фасоль).

Вернуться к списку новостей

Заказать
обратный звонок

Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами, чтобы ответить на ваши вопросы.